Come organizzare un evento online:
la tavola rotonda di Pink Factory Academy
Per restare in contatto con la propria community, trasformare le lezioni in aula in elearning e tenere seminari, webinar e conferenze, oggi la possibilità più pratica e realizzabile è quella di organizzare un evento online.
E’ quello che ha fatto venerdì 13 marzo Pink Factory Academy, realtà di formazione nazionale in ambito di business al femminile, che ha dato vita a una tavola rotonda che ha visto la partecipazione di più di 50 imprenditrice da tutta Europa.
1. Il caso: Pink Factory Academy
Data la motivazione alle spalle dell’Academy, ovvero il dare sostegno alle imprenditrici per lo sviluppo del loro business on e offline, a seguito della quarantena che ha investito il nostro paese a partire dalla prima metà di marzo, le fondatrici Miriam Bruera e Carolina Sassi hanno deciso di dedicare un’occasione di confronto e supporto a tutte le imprenditrici, organizzando un evento online gratuito, che non ponesse quindi limiti di investimento economico o di spostamento.
2. Da dove partire
Il primo passo è stato quello di definire orario, tema e titolo (Fare rete per guardare al futuro) ed individuare una rete, appunto, di donne come panelist dell’evento. In fine è stata scelta la piattaforma ospitante della tavola rotonda, zoom, che permetteva la condivisione, la registrazione e una comunicazione diretta e contemporanea con le tante utenti. I giorni a disposizione dell’organizzazione e della promozione dell’evento online sono stati 5, e la grande collaborazione e gestione dei tempi e del budget ha permesso, nonostante il breve tempo, il successo dell’evento.
3. Dove promuovere l’evento online
La promozione dell’evento è partita dalla realizzazione dell’identità grafica, che puntava sulla coerenza con i colori del brand, e sulla rappresentazione grafica di donne che avrebbero potuto seguire la diretta unicamente attraverso dispositivi tecnologici, come smartphone, tablet e portatili. Per accelerare i tempi, la base della locandina è stata scaricata dalla piattaforma freepik, dove sono disponibili molti file per illustrator e photoshop (ma se non siete pratici di software grafici, canvas è un’ottima alternativa, offrendo già al suo interno immagini e dimensioni standard).
Dopo aver definito anche la scaletta e la descrizione dell’evento, la piattaforma primaria di promozione è stata Eventbrite, che ha all’interno dell’area “Crea un evento” una sezione dedicata proprio agli eventi online, con l’invio automatico del link di partecipazioni a tutti i partecipanti, 48 ore prima, 2 ore prima e 2 minuti prima dell’inizio. Tramite l’utilizzo di Eventbrite è possibile sia raggiungere gli utenti del sito web, che avere una pagina di atterraggio per le nostre campagne, e raccogliere le iscrizioni dei nostri potenziali utenti.
4. Facebook e Instagram: comunicare ai propri followers e fare campagne di advertising
Oltre a inserire l’evento su Eventbrite, il passaggio successivo è quello di inserire l’evento anche su Facebook (con link di “Acquista i biglietti” di Eventbrite) e di promuoverlo con post dedicati sui propri profili social. Essenziale, soprattutto in un lasso di tempo così ridotto, è quello di svolgere campagne di Facebook Advertising. Prendiamo l’esempio di Pink Factory Academy:
l’obiettivo scelto per la campagna è “Interazione con evento”, con un budget definito di €50,00 (circa 10 euro al giorno). La promozione è stata localizzata su un pubblico femminile di età targettizzata e con interessi relativi al business al femminile.
Con un monitoraggio quotidiano, l’evento ha raccolto ha poco a poco decine di iscrizioni, raggiungendo in 4 giorni +80 imprenditrici tutte le regioni d’Italia, che hanno partecipato attivamente alla Tavola Rotonda, condividendo esperienze e raccogliendo stimoli e suggerimenti delle 2 business coach e delle 5 panelist.
5. Post Evento
A conclusione dell’evento, dato il grande entusiasmo e le richieste di chi non è riuscito a partecipare in live, l’evento è stato caricato su YouTube: Zoom permette infatti di registrare ogni live e scaricare anche i commenti delle partecipanti!
In conclusione, sempre tramite la piattaforma Eventbrite è stata inviata un’email di ringraziamento a tutte le partecipanti, il link Youtube per vedere (o rivedere) la live, e i riferimenti dei social, invitando le imprenditrici a seguire l’Academy per non perdersi tutte le novità. Infine, sono state invitate a iscriversi alla newsletter, e il tasso di conversione è stato superiore al 10%.
Un piccolo investimento economico, un grande investimento di energie, passioni e talenti, e più di un’ora di live hanno portato un valore aggiunto a decine di imprenditrici, e l’allargamento della community dell’Academy, in vista di nuovi eventi, idee e progetti.