Parlare online:
5 consigli su come essere sempre pronti a call e conferenze
Parlare online svolgendo videoconferenze, call e condividendo progetti è sempre stato importante e in questo momento quasi imprescindibile. Fortunatamente la tecnologia ci è molto d’aiuto, grazie alla presenza di programmi e piattaforme realizzati ad hoc, dal classico Skype a siti più complessi e performanti come Zoom.
Ma come farlo al meglio, essendo preparati ad ogni situazione ed evenienza, risultando professionali senza troppi investimenti? Ecco 5 consigli base su come parlare online con colleghi, partner e stakeholder.
1. Sei Connesso?
Il primo grande problema da affrontare è essere sicuri di avere una buona connessione internet. Non tutte le zone sono coperte da rete fibra, e molti di noi navigano ancora in ADSL. Prima di svolgere qualsiasi comunicazione professionale accertati di posizionarti in una zona della tua abitazione con un buon segnale, facendo anche qualche tentativo con la connessione hotspot del tuo telefono.
La soluzione migliore resta quella di collegarsi con connessione cablata al proprio modem, attraverso un cavo ethernet, disponibile su Amazon anche a partire da 5 euro. Eviterai così una “connessione ballerina” e al tuo interlocutore di chiederti con frequenza di ripetere le tue parole.
2. Fatti sentire!
Un incidente spiacevole, soprattutto per coloro che realizzano online corsi di formazione, webinar e conferenze, è parlare con un suono fastidioso che vada ad interferire con la capacità di comprensione e di attenzione di chi ascolta. Anche avere a disposizione un buon microfono può fare la differenza per la buona riuscita di un progetto divulgativo e/o professionale.
In molti casi il microfono del computer è sufficientemente chiaro, ma non darlo mai per scontato… potresti dover buttar via ore di registrazione, o una buona occasione per mostrare al meglio il tuo lavoro: sii sempre “a fuoco” posizionando il microfono ben di fronte a te e alla distanza giusta rispetto al tuo consueto tono di voce.
In alternativa, online sono disponibili molte tipologie di microfono, anche piccoli e collegabili al proprio smartphone. Nel caso di utilizzo di musiche di sottofondo, verifica sempre che siano senza copyright. Fai sempre dei test, verificando di posizionarti a distanza da fonti di rumore, come una finestra o i tuoi conquilini…
3. Trova il posto giusto
Oltre che farti sentire bene, è importante dare un’immagine di sé professionale anche a casa. Skype ti permette, ad esempio, di sfocare il tuo background, ma non sempre è piacevole agli occhi di chi guarda. La soluzione migliore è quella di trovare un luogo idoneo da inquadrare alle tue spalle, come ad esempio una libreria con manuali inerenti al tuo lavoro, cd o strumenti musicali se operi in questo settore, o belle cornici al muro se sei un fotografo.
Per uno sfondo neutro, posizionati su una parete bianca, fai qualche prova con le tende, o appendi un lenzuolo sul muro alle tue spalle. Assicurati, anche in questo caso, di essere sempre a fuoco e di avere una buona fotocamera integrata nel tuo pc. Anche in questo caso Amazon ci viene incontro, con webcam professionali che costano anche poche decine di euro.
4. Condividi i file con prontezza
Definito l’apparto tecnico, è importante riflettere sui contenuti, e sui formati. Durante una riunione di lavoro potrebbe capitarti di dover condividere file di qualsiasi tipologia, come documenti word o excel, video o fotografie e presentazioni aziendali.
Verifica in base alla piattaforma che utilizzi quali formati puoi inviare, e le dimensioni più adatte per un upload rapido. Oltre al classico file .doc, .xls, .psd, etc, prepara sempre file in un formato “universale”, come il PDF: non tutti utilizzano sempre gli stessi programmi, e potresti dover mandare lo stesso documento più volte prima che il tuo interlocutore possa aprirlo (anche con la giusta formattazione).
Se possibile carica i file su un cloud, come Drive o Dropbox, così da condividere tutto ancor più rapidamente.
5. Non perdere tempo
Al contrario di quando ci si confronta con i colleghi in ufficio o si svolgono riunioni con persone che puoi vedere frequentemente, parlare online può essere più ostico anche nella creazione di un’intesa o nella trasmissione di un concetto o un’idea. Prepara sempre una scaletta dei punti essenziali da affrontare, così da non dimenticarti di nulla. Fai delle prove sul modo più corretto di comunicare il tuo messaggio, specie se devi farti approvare un progetto o vuoi vendere un servizio, perché su questo la tecnologia non aiuta, creando spesso un muro comunicativo capace di non far apprezzare a pieno il tuo lavoro.
Anche creare un ambiente piacevole “rompendo il ghiaccio” nei primi minuti, può far partire la situazione nel modo giusto. Stimola la conversazione e mantieni attiva l’attenzione del tuo interlocutore ponendo domande e rendendolo partecipe delle tue idee, e ricordati di lasciargli sempre qualche secondo, quando utile, per permettergli di risponderti e dire la sua.
Verifica se la piattaforma che utilizzi permette di registrare (con il consenso del tuo interlocutore) la videochiamata, così da avere sempre sottomano i punti principali della conversazione.
Adesso sei pronto per svolgere online il tuo lavoro e dar vita a nuovi progetti!